¿Cómo uso estas plantillas?
Para usar estas plantillas de clases particulares, copia el texto, cambia lo que va entre [corchetes] por tus datos y envíalo al estudiante antes de la primera clase.
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Copia la plantilla
Pulsa Copiar en la plantilla que necesites y pégala en un correo o mensaje.
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Rellena los [corchetes]
Cambia cada [corchete] por tus datos: nombres, precio, plazo de aviso y forma de pago.
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Envíala antes de la primera clase
Compártela cuando el estudiante reserve, para que las reglas estén claras antes de que algo falle (y no después, con la clase ya perdida).
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Guarda una copia aceptada
Pide al estudiante (o a su tutor/a legal, si aplica) que responda «Estoy de acuerdo» y guarda ese mensaje como prueba. Ya está.
Plantilla de normas de cancelación
Unas normas de cancelación de clases particulares deben indicar el plazo de aviso, lo que se cobra si se avisa tarde, qué pasa si cancelas tú y cuándo caducan los bonos.
Unas normas por escrito convierten una conversación incómoda en una regla que todo el mundo aceptó en su momento. No hay nada «personal»: son las condiciones de tu servicio, igual que en la peluquería. Pégalas en un correo o mensaje, ajusta los números a tu agenda y envíalas con la primera reserva.
Plantilla de normas de cancelación
Normas de cancelación ¡Hola, [nombre del estudiante]! Para organizarnos bien, así funcionan las cancelaciones: - Si cancelas o cambias una clase con al menos [24] horas de antelación, no pagas nada y buscamos otro horario juntos. - Si cancelas con menos antelación o no te presentas, la clase se cobra entera, porque ese hueco ya no lo puedo ocupar. - Si soy yo quien tiene que cancelar, te propongo otro horario o te devuelvo el importe de la clase. - Si llegas más de [15] minutos tarde, la clase termina a la hora prevista. - Las clases de un bono caducan a los [3] meses. Gracias por cuidar el tiempo de los dos. Cualquier duda, me escribes. [tu nombre]
Cómo adaptarla
- Elige un plazo que puedas mantener. Si tu agenda se llena rápido, pide más antelación. Si es flexible, pide menos.
- Aplícala a todo el mundo. Si haces una excepción con un estudiante, muy pronto te la pedirán los demás.
- Envíala antes de la primera clase, no después de la primera falta (ahí ya llega tarde).
- Ojo con la caducidad de los bonos: en muchos países, quedarte el dinero de clases no dadas (por ejemplo, un bono que caduca sin devolución) puede ser una cláusula abusiva cuando el estudiante es un consumidor. Cada país tiene sus propias normas, así que consúltalo con tu gestor/a o abogado/a.
Plantilla de acuerdo de clases
Un acuerdo de clases particulares puede ocupar una página: las clases, el precio, cómo cobras, las cancelaciones y cómo puede dejarlo cada parte.
Tranquilidad: unas clases particulares nunca necesitan un contrato de diez páginas. Una página con las clases, el precio, cómo y cuándo cobras, las cancelaciones y cómo dejarlo basta para la mayoría de profes, y evita casi todas las discusiones.
Plantilla de acuerdo de clases
Acuerdo de clases Entre [tu nombre], profe, y [nombre del estudiante o, si es menor, de su tutor/a legal], en nombre de [nombre del estudiante]. 1. Clases: clases de [idioma] de [60] minutos, [online / presenciales en dirección], [día y hora]. 2. Precio: [precio] por clase [o: precio por bono de N clases], que se paga [antes de cada clase / al empezar cada mes] por [tarjeta / Bizum / transferencia]. 3. Cancelaciones: según las normas de cancelación que te envié, con [24] horas de antelación. 4. Materiales: [incluidos / se pagan aparte]. 5. Fin del acuerdo: cualquiera de los dos puede dejar las clases avisando con [7] días. Las clases pagadas y no usadas se devuelven. 6. Contacto: [correo o teléfono]. Uso tus datos solo para organizar las clases. Si te parece bien, respóndeme «Estoy de acuerdo» a este mensaje y empezamos. [fecha]
Antes de enviarlo
- Si el estudiante es menor de 18 años, dirígelo a su tutor/a legal y envíaselo a esa persona.
- Pide que respondan «Estoy de acuerdo» y guarda ese mensaje como prueba.
- Si lo acordáis todo a distancia (por mensaje, correo o teléfono), en muchos países el estudiante tiene derecho a desistir en 14 días (por ejemplo, en la UE y en Reino Unido). Díselo y, si las clases empiezan antes, pídele que lo solicite expresamente. Cada país tiene sus propias normas, así que consúltalo con un profesional.
- La línea 6 (contacto) no sustituye a la información de protección de datos que exige el RGPD (art. 13).
- Si hay importes grandes o compromisos largos, pide a tu gestor que lo lea antes.
¿Qué datos debe llevar una factura de clases particulares?
Una factura de clases particulares en España lleva número, fecha, nombre, domicilio y NIF de las dos partes, descripción y desglose de impuestos (Real Decreto 1619/2012, art. 6). Hasta 400 € (IVA incluido) vale una simplificada (arts. 4 y 7). Cada país tiene sus propias normas.
Aquí toca ponerse serios: los datos obligatorios dependen del país donde trabajas. Esta tabla resume lo que piden la normativa de facturación de España y GOV.UK (Reino Unido), consultados el 10 de octubre de 2026. Si das clases en otro país, busca la información de su administración tributaria.
| Dato | España | Reino Unido |
|---|---|---|
| Número de factura | Número y, si usas varias, la serie | Un número único |
| Fechas | Fecha de expedición y, si es distinta, fecha de la clase o del pago anticipado (bono) | Fecha de la factura y fecha del servicio |
| Tus datos | Nombre y apellidos, NIF y domicilio | Tu nombre y, si usas uno, tu nombre comercial; dirección y datos de contacto |
| Cliente | Nombre, domicilio y NIF (obligatorio si estás establecido/a en España y la clase se da aquí) | Nombre y dirección |
| Qué cobras | Descripción del servicio, con precio unitario sin impuestos y descuentos | Una descripción clara |
| Importes | Base imponible, tipo de IVA y cuota, o la indicación de que está exenta | Importe cobrado, IVA (VAT) si lo hay y total a pagar (si estás registrado/a en el VAT, usa una factura de VAT, que pide más datos) |
¿Pagan IVA las clases particulares de idiomas en España?
En España, el artículo 20.Uno.10 de la Ley 37/1992 (BOE, consultado el 10 de octubre de 2026) exime de IVA, entre otras cosas, las clases dadas por personas físicas a título particular sobre materias incluidas en los planes de estudios de cualquier nivel del sistema educativo. Las clases que exigen darse de alta en las tarifas de actividades empresariales o artísticas del IAE no se consideran dadas a título particular. La enseñanza de idiomas aparece en las tarifas del IAE como actividad profesional (epígrafe 826) y como empresarial (epígrafe 933.9): si te corresponde la empresarial, la exención no se aplica. Además, solo vale para personas físicas: una empresa o academia solo puede quedar exenta por el artículo 20.Uno.9 si es una entidad privada autorizada. Que tus clases de idiomas entren o no depende de tu caso, así que consúltalo con tu gestor/a antes de decidir. Si están exentas, no tienes que hacer factura, salvo que el cliente sea empresario/a, profesional o una persona jurídica, o te la pida. Si la haces, debe indicar la exención, por ejemplo citando ese artículo. Esto vale solo para España: en otros países las reglas son distintas, así que busca la información de su administración tributaria o consulta a un profesional local.
Aviso a navegantes: SmartCookie envía solicitudes de pago y controla los bonos de clases, para que veas quién ha pagado, pero no emite facturas legales. Aun así, es posible que no la necesites: si cumples los tres criterios que suelen cumplir los profes de idiomas (das clase como persona física a título particular, la materia está en los planes de estudios del sistema educativo y no tienes que darte de alta en el IAE como actividad empresarial), tus clases están exentas de IVA y no hace falta factura, salvo que el cliente sea empresario/a, profesional o persona jurídica, o te la pida. Si tienes dudas, sigue con tu gestor.
Ten tus normas en un solo sitio
Define tus normas de cancelación y tus solicitudes de pago en SmartCookie, y todos tus estudiantes verán las mismas condiciones. Sin excepciones ni «es que no lo sabía».