Qué mensaje enviar en cada caso
Elige el mensaje según lo que haya pasado: una cancelación tardía, una ausencia sin aviso, el tercer cambio del mes o una familia que reserva para su hijo. Cada plantilla corresponde a una fila.
Los plazos y lo que cobras salen de tus propias normas, por eso las plantillas los dejan entre corchetes.
| Caso | Cuándo enviarlo | Qué dice |
|---|---|---|
| Cancelación tardía | En cuanto cancela | La clase se cobra según tus normas, y el siguiente horario |
| Ausencia sin aviso | El mismo día, pasada la hora de la clase | Que esperaste, que la clase cuenta como dada y si todo va bien |
| Cambios de última hora repetidos | Al tercer cambio en poco tiempo | Una mirada tranquila al patrón y un horario fijo que encaje mejor |
| Familia de un estudiante pequeño | En cuanto cancelan | La misma norma, escrita a la madre o al padre, con el nombre del peque |
| Primera vez sin cobro | En la primera cancelación tardía | Esta vez no se cobra, y la norma a partir de ahora |
| Recordatorio de normas | Antes de un nuevo trimestre o después de cambiar tus normas | Tu plazo de aviso y lo que cobras, para que nadie se sorprenda |
6 plantillas de mensaje para cancelación tardía
Copia la que necesites y cambia los corchetes. Sirven como email o como mensaje de WhatsApp: en WhatsApp, quita la línea del asunto.
Todas las plantillas remiten a tus normas por escrito. Si cobras con un enlace de pago, añádelo al final.
Cancelación tardía
Asunto: Tu clase del [día] Hola, [nombre]: Gracias por avisarme. Como la clase se canceló con menos de [24] horas de antelación, se cobra según las normas que te envié el [fecha]. ¿Reservamos la siguiente? Aquí tienes mis horarios libres: [enlace de reservas] Un saludo, [tu nombre]
Ausencia sin aviso
Asunto: La clase de hoy Hola, [nombre]: Hoy te esperé a las [hora], pero no pudimos conectar. Espero que todo vaya bien. Según nuestras normas, una clase a la que no se asiste cuenta como dada, así que se cobra como siempre. ¿Nos vemos el [próximo día] a las [hora]? Un saludo, [tu nombre]
Cambios repetidos
Asunto: Buscar un horario que te encaje Hola, [nombre]: En las últimas semanas ha habido varios cambios de última hora, y quiero que las clases encajen en tu semana, no que te la compliquen. ¿Te iría mejor otro día u otra hora? Si quieres, te guardo el [día] a las [hora] todas las semanas. A partir de ahora, aplicaré la norma de las [24] horas a cada cambio tardío. Un saludo, [tu nombre]
A la familia
Asunto: Clase de [nombre del niño o niña] del [día] Hola, [nombre de la madre o el padre]: Gracias por avisarme de que [nombre del niño o niña] no puede venir el [día]. Como la clase se canceló con menos de [24] horas de antelación, se cobra según las normas que acordamos el [fecha]. Te espero con [nombre del niño o niña] el [próximo día] a las [hora]. Si te va mejor otro horario, puedes elegirlo aquí: [enlace de reservas] Un saludo, [tu nombre]
Primera vez: sin cobro
Asunto: Tu clase del [día] Hola, [nombre]: No pasa nada, esta no te la cobro. Para la próxima vez, te recuerdo que las clases canceladas con menos de [24] horas de antelación se cobran enteras. ¿Quieres reservar otro horario? [enlace de reservas] Un saludo, [tu nombre]
Recordatorio de normas
Asunto: Mis normas de clase para [trimestre] Hola, [nombre]: Un recordatorio rápido antes de empezar [trimestre]: - Para cancelar o cambiar una clase, avísame con al menos [24] horas de antelación. - Las clases canceladas más tarde, o a las que no se asiste, se cobran enteras. - Si soy yo quien cancela, te ofreceré otro horario o no te cobraré la clase. Gracias por ponérnoslo fácil a los dos. ¡Nos vemos el [día]! [tu nombre]
Cómo decirlo sin sonar frío
Claridad sí, dureza no. Explica el hecho y la norma en una o dos frases y pasa directamente a la siguiente clase.
- Nada de «perdona» ni «siento tener que hacerlo». Un mensaje claro se lee como justo; una disculpa invita a negociar.
- Cíñete a los hechos: cuándo canceló, tu plazo de aviso y lo que se cobra. Sin ironías ni reproches.
- Aplica la misma norma a todos tus estudiantes, para que nadie se sienta señalado.
- Termina siempre con el siguiente horario o tu enlace de reservas. El mensaje va de seguir con las clases.
- Envía un solo mensaje y no discutas por chat. Si no está de acuerdo, una llamada corta suele funcionar mejor.
Cuándo no cobrar una cancelación tardía
No la cobres cuando te cuesta poco y genera confianza: una primera vez, una emergencia de verdad o un hueco que has vuelto a llenar. Di que es una excepción para que no se convierta en la norma.
- La primera cancelación tardía de un estudiante que siempre cumple: no la cobres y recuérdale la norma.
- Una enfermedad, un accidente o una urgencia familiar: no cobrar te cuesta una clase y te ganas su confianza.
- Has llenado el hueco con otro estudiante: no has perdido nada, así que cobrar puede parecer injusto.
- Hace poco fuiste tú quien canceló tarde: la norma tiene que valer en los dos sentidos.
Decidas lo que decidas, apúntalo en las notas del estudiante. Así sabrás si era la primera excepción o la tercera.
¿Todavía no tienes normas por escrito? Empieza por ahí
Un mensaje de cancelación tardía solo funciona si el estudiante aceptó tus normas antes de la primera clase. Si no fue así, envíale tus normas primero y aplícalas desde la siguiente clase.
Crea las tuyas con el generador gratis de política de cancelación o descarga la plantilla de normas de nuestras plantillas para clases particulares.
Cobrar es el siguiente paso. Aquí tienes cómo cobrar a tiempo sin perseguir a nadie.
Cobra las cancelaciones tardías sin conversaciones incómodas
Envía una solicitud de pago desde SmartCookie y tu estudiante paga con tarjeta o Bizum en un clic. Pruébalo 14 días, sin tarjeta.