¿Alguna vez has dado clase a estudiantes que te debían dinero de clases anteriores? Servidora sí. Muchas veces. Y siempre me he sentido «culpable» cuando he tenido que reclamar ese dinero. ¿Tú también? ¿Por qué le pasa esto al profesorado independiente? Que dar clase sea nuestra vocación no significa que debamos hacerlo (únicamente) por amor al arte.
Clase con Laura. Preparas el material, abres Zoom, sonríes, pones toda tu energía y haces tu trabajo lo mejor que sabes. Das todo de ti, porque realmente te apasiona lo que haces. Sin embargo, en tu cabeza hay una vocecita que dice: «¿Le digo lo de la factura del mes pasado? ¿Cuándo se lo digo? Ahora no es buen momento… Con lo contenta que está haciendo este roleplay del aeropuerto, pensando en sus vacaciones... Bueno, ya me pagará».
Si tienes estudiantes como Laura y la vocecita de tu cabeza te dice cosas parecidas, te doy la bienvenida al club más incómodo del mundo: el de cobrar a tiempo siendo profesor de idiomas autónomo. ¿Por qué? Porque tenemos miedo de que la relación con nuestros estudiantes se convierta en una simple transacción, se «enfríe» o «pierda la magia».
Ojo al dato: no es obligatorio elegir entre ser una persona empática, cuidadosa y cercana con tus estudiantes y cobrar cuando toca. ¿Pagas cuando vas a la peluquería? ¿Pagas cuando vas al taller mecánico? Lo más probable es que sí. ¿A que no se te hace raro pagar en esas situaciones? ¿A que no se te hace raro que otros profesionales te cobren por sus servicios? Pues tú, profe, tienes que verte igual… ¡porque eres igual! Alguien con experiencia y formación en un ámbito que cobra por sus servicios. Ni más, ni menos.
Para ahorrarte (muchos) dolores de cabeza, necesitas crear una política de pagos simple que haga el «trabajo sucio» por ti. En este artículo te cuento cómo crearla y, sobre todo, cómo comunicarla sin sentir que estás dando una mala noticia.
Por qué cobrar tarde no es (solo) culpa del estudiante
Empecemos por el principio. Que tus estudiantes no sean puntuales en sus pagos no significa que pretendan robarte o engañarte de manera deliberada. La mayoría de las veces es simplemente un despiste: los seres humanos tenemos vidas muy ajetreadas y no nos da tiempo a estar en todo. Siempre tenemos muchas tareas pendientes y siempre son muy importantes.
Si tus estudiantes no tienen claro cuándo ni cómo deben pagarte porque nunca se lo has dejado claro en un documento por escrito, cabe la opción de que simplemente se les olvide. O que tengan dudas de si les vas a cobrar una clase cancelada. Si no tienes un documento de términos y condiciones de tus servicios, te vas a enfrentar a conversaciones incómodas cuando te toque cobrar. Estas conversaciones generan estrés, carga mental y te hacen parecer menos profesional de lo que realmente eres.
Si no hay unas reglas definidas, tus estudiantes improvisarán. Laura paga a fin de mes, Mark «cuando se acuerda», Tom espera a que tú le confirmes el número de horas, y Yuki quiere pagarte por adelantado. ¿Es eficiente usar sistemas diferentes para la misma acción? ¿Es profesional improvisar? No y no.
Por el contrario, cuando las reglas están claras y las conoce todo el mundo desde el primer día, cobrar se convierte en una fase más de tu trabajo. O sea, se convierte en lo que es. Esa fase tiene que ser lo más eficiente posible, porque todo el tiempo que pierdes ahí tiene un coste. Te cuesta dinero, porque es tiempo que le estás dedicando al trabajo, y te cuesta motivación, porque estas tareas te queman. Tú lo notas y tus estudiantes lo notan más aún.
Cómo redactar un documento de términos y condiciones para tus clases de idiomas
Realmente es muy sencillo redactar un documento con los términos y condiciones de tu negocio como profe de idiomas. Es tan sencillo que parece que no sea necesario, que «yo se lo comento a mis estudiantes el primer día y ya está». Sin embargo, ya hemos visto que esa dinámica de «improvisación» te está haciendo perder tiempo y te está haciendo parecer poco profesional. ¿Cuáles son los puntos clave que debe contener tu política de pagos si eres profe de idiomas independiente?
- Cuándo se paga. La regla que más dolores de cabeza te ahorra es el pago por adelantado: lo ideal es que tus estudiantes paguen siempre antes de las clases (o del bono de clases), nunca después. Cobrar por bonos o por mensualidades te ofrece estabilidad y les ofrece claridad a tus estudiantes.
- Cómo se paga. Elige uno o dos métodos (máximo). Cuantas menos vías, menos dolores de cabeza y menos lugares donde comprobar si te han llegado los pagos. Si les pones facilidades a tus estudiantes para pagar, es más probable que te paguen a tiempo.
- Qué pasa si se cancelan clases. Define tu política de cancelación y mantente firme con ella. Lo habitual entre profes es la norma de las 24 horas de antelación: si tus estudiantes avisan con menos de un día de antelación, esa clase se cobra. Esa cifra es simplemente una propuesta; puedes ampliar o reducir ese margen a tu gusto, siempre buscando un equilibrio que te proteja a ti (y a tu tiempo) y que a la vez permita cierta flexibilidad a tus estudiantes.
- Cuál es la vía de comunicación (especialmente para avisar de cancelaciones). Si pactas con tus estudiantes que te deben informar por email de los cambios y cancelaciones, te ahorrarás esos WhatsApp a las 22h que siempre acabas leyendo (y respondiendo).
- Qué pasa si no se cumple la política de pagos. Añade a la política de pagos qué consecuencias tiene el incumplimiento de lo acordado en ella. Los contratos se escriben y se firman para representar un compromiso mutuo, y ese compromiso se debe respetar por ambas partes. Por ejemplo: no se da la siguiente clase con un pago pendiente.
Si todavía no sabes por dónde empezar, puedes descargarte aquí debajo una plantilla de política de pagos que el equipo de SmartCookie ha creado con cariño para ti. Puedes descargarla y enviarla directamente a tus estudiantes porque es una plantilla editable. Ya sabes, nuestra misión es simplificar la gestión docente.
¿A dónde te lo enviamos?
Cómo comunicar tu política de pagos sin miedo
El mejor momento para explicar tu política de pagos es lo más pronto posible. De nuevo, usando la comparativa con la peluquería, es habitual saber el precio del corte de pelo antes de cortarse el pelo. Ahí no hay incomodidad ninguna, simplemente son las condiciones del servicio. Lo mismo sucede en tu negocio como profe de idiomas. Una frase tan sencilla como: «Para organizarnos bien, las clases se pagan por adelantado en bonos de diez y las cancelaciones no tienen coste si se realizan con una antelación mínima de 24 horas vía email».
¿Y qué pasa con tus estudiantes «de siempre»? ¿Cómo comunicar tu nueva política de pagos sin que parezca una transacción demasiado «fría»? En primer lugar, eliminando de una vez la connotación negativa de la idea de cobrar. Recuerda: es tu trabajo y tiene un precio. Nada de frialdad ni de agobios: es simplemente comunicar un mensaje objetivo, y se puede hacer sin dolores de cabeza. Un mensaje de este estilo servirá: «¡Hola, Laura! Como ya sabes, siempre intento dar a mis estudiantes el mejor servicio posible. Para ello, estoy profesionalizando la parte administrativa de mi escuela de idiomas y, a partir del mes que viene, los pagos de las clases se realizarán por adelantado. Este cambio nos vendrá genial (tanto a ti como a mí) para organizarnos mejor y tener menos confusiones. Adjunto el documento con la nueva política de pagos. Quedo a tu disposición por si tienes cualquier duda». Ninguna persona debería sentirse molesta por ese mensaje o uno similar. Si profesionalizarte te hace perder clientes, quizá esos clientes no eran los adecuados para hacer crecer tu negocio.
Si el mensaje es oral, el tono lo es todo. Nunca debes pedir perdón por cobrar: simplemente estás comunicando las condiciones con las que trabajas. El primer paso para que tus estudiantes respeten tus políticas de pago es que tú las respetes primero.
Automatiza los recordatorios de pago de tus servicios y clases de idiomas
Recordar a tus estudiantes que deben pagarte no debería ser tarea tuya, aunque es cierto que un recordatorio automatizado puede ayudar a reducir fricciones. Lo que no debes hacer es perder el tiempo enviando recordatorios a mano: eso es demasiada carga mental para una tarea repetitiva (y, por ende, automatizable).
Si cada recordatorio de pago tiene que salir de tu cabeza, es muy probable que alguna vez se te pase hacerlo, y que eso genere conversaciones incómodas. Sin embargo, si los recordatorios se envían solos (automáticos e iguales para cada estudiante), dejan de ser «algo personal». Tu estudiante recibe un aviso del sistema en vez de un «reproche» tuyo. De la misma forma, tú te ahorras la sensación de estar «persiguiendo» a tus estudiantes para que te paguen, lo cual no es agradable.
Perseguir a tus estudiantes para reclamar sus pagos es una de esas tareas invisibles que te generan carga mental y que una buena herramienta de gestión debería quitarte de encima. En SmartCookie, por ejemplo, ves de un vistazo quién está al día y quién no, sin tener que cruzar el extracto del banco con tu memoria ni abrir una aterradora hoja de cálculo de Excel.
Cómo gestionar estudiantes que no pagan a tiempo
Alguna vez pasará que tus estudiantes no te paguen a tiempo, por muy bien engrasada que tengas la máquina. Recuerda que no es nada personal. Simplemente se trata de gestionarlo con profesionalidad y con un sistema. Ten preparadas respuestas para las posibles situaciones que te puedes encontrar, y tenlas por escrito en tu política de pagos.
Y si alguien convierte esto de no pagar a tiempo en una costumbre, quizá es momento de hacerte esta pregunta: ¿este estudiante me suma o me resta? No es algo frecuente, pero a veces es necesario «despedir» a tus estudiantes. De la misma forma que tus estudiantes te pueden «despedir» a ti. Tu negocio (y tu paz mental) se beneficiarán mucho si aprendes a dejar ir a quien trata tu tiempo como si no valiera nada.
En resumen
Para cobrar a tiempo no es necesario ser una persona «fría» ni tener un máster en contabilidad financiera. Simplemente se trata de poner reglas sencillas, explicarlas el primer día y dejarlas por escrito para que no haya dudas.
Cuidas muchísimo de tus estudiantes: tienes paciencia, celebras sus avances, te preocupas por su progreso. Poner una política de pagos justa significa cuidarte a ti con esa misma seriedad. Cobrar a tiempo te hace más profesional, porque cualquier negocio cobra a sus clientes. Y recuerda: que dar clase sea nuestra vocación no significa que debamos hacerlo (únicamente) por amor al arte.
¿Quieres dejar de perseguir pagos y cobrar a tiempo sin sentirte culpable? Con SmartCookie ves de un vistazo quién tiene pagos pendientes y tus estudiantes te pagan en un clic. Pruébala gratis ya mismo y cobra siemprea tiempo sin conversaciones incómodas.
Profe, la mala noticia es que el tiempo vuela. La buena noticia es que puedes aprender a pilotarlo. Si quieres simplificar la organización de tu calendario, de tus notas y del seguimiento de tus estudiantes, no necesitas hacer malabares con diez apps. SmartCookie se encarga de las tareas administrativas para que tú puedas dedicarte a tu pasión: enseñar.
