¿Cuántas pestañas tienes abiertas ahora mismo? ¿Cuántas tareas estás haciendo en paralelo además de dar clase? ¿Cuánto espacio te queda libre en la memoria?
Mover la clase de hoy a las cinco, volver a comprobar si entró el pago de Laura, acabar por fin esa factura que llevas tres días queriendo hacer, arrepentirte de aquel «sí, sí, yo os mando ejercicios de repaso» que les prometiste a tus estudiantes del grupo del martes… Todas tus tareas (dentro y fuera del aula) viven repartidas en: un Excel caótico de siete pestañas, una libreta que da miedo, las notas del móvil (algunas de voz), mensajes de WhatsApp a un chat en el que solo estás tú y tu memoria.
Por todos esos lugares de cuyo nombre no quiero acordarme se desperdigaba mi información durante los nueve años que estuve dando clase como profesora de idiomas autónoma. Ser profe de idiomas freelance significa «doy clases y me río mucho con mis estudiantes» y también «tengo mi propio horario y trabajo cuando quiero de algo que me apasiona». Pero, como en todas las profesiones vocacionales, hay tareas incluidas en el rol de profe que a nadie le gusta hacer. Ser profe de idiomas por cuenta propia también significa ser administrativa, contable, community manager y tu propio departamento de recursos humanos (todo a la vez).
La parte de dar clase se te da de maravilla (incluso parece que nunca te canses), mientras que todas las demás tareas drenan tu energía. ¿Por qué? Porque son aburridas, repetitivas, no estimulan tu creatividad y, encima, son obligatorias: si no llevas la cuenta de las clases que has dado, no las cobras.
En este artículo quiero contarte por qué ese Excel que tanto te ha salvado se te ha quedado pequeño, qué debería hacer por ti una buena app para profesores de idiomas, y cómo hacer esa transición sin dedicarle un fin de semana entero.
El coste oculto de tu hoja de cálculo
Aviso a navegantes: en este artículo nadie va a decir que Excel es una herramienta inútil. ¡Eso sería absurdo! Excel es maravilloso y probablemente te ha acompañado (y «salvado») durante años. El quid de la cuestión es que Excel no es una herramienta diseñada por y para profes. Es decir, que a pesar de todo lo que Excel puede hacer por ti, hay situaciones concretas en tu día a día como profe para las cuales Excel no tiene solución.
Tu hoja de cálculo no te avisa de que Laura, tu estudiante, lleva dos clases sin pagar. Tu hoja de cálculo tampoco le manda un recordatorio a nadie, ni sabe que hoy es cumpleaños de tu peque de 8 años y que necesitas acabar las clases antes. Excel no se conecta con tu calendario y ni mucho menos es capaz de pensar por ti: cada dato tienes que introducirlo tú, a mano, normalmente a las once de la noche, cuando ya no te queda energía ni para acordarte de si Marcos finalmente pagó por Bizum o te dijo: «ya te haré la transferencia la semana que viene». ¿Cuánto tiempo te cuesta cada error que cometes metiendo datos en tu hoja de cálculo? ¿Has pensado cuánto dinero te está costando cada uno de esos errores?
Ese trabajo invisible que hace tu cerebro, haciendo saltar constantemente tus alarmas por si te has equivocado en algo o por si falta algo por hacer, se llama carga mental. La carga mental es la razón número uno por la que sientes tanto cansancio conforme va pasando la semana, a pesar de que las clases te motivan un montón y te encanta ver a tus estudiantes. Excel te ayuda a dejar datos por escrito en filas y columnas, pero no te ayuda a aliviar tu carga mental.
Señales de que Excel no es la herramienta perfecta para ti
No hace falta que lo tengas todo hecho un desastre para necesitar un cambio. A veces las señales son sutiles. Vamos a jugar a un juego, como si estuviéramos en clase, para activar el tema de conversación. ¿Te suena alguna de las siguientes situaciones?
- Has perdido (o casi pierdes) un pago porque no te acordabas de quién te debía qué.
- Has tenido conversaciones incómodas con estudiantes que dicen haber tenido menos clases de las que realmente habéis tenido («¡Esa clase la cancelé con antelación!»)
- Tienes que abrir tres sitios distintos para responder a estos WhatsApp de tus estudiantes: «¿Cuándo tengo la próxima clase?» «¿Cuántas clases me quedan?» «¿Cuándo se me termina el bono?».
- Reprogramar una clase te supone abrir el Excel, tu calendario y el WhatsApp, y aun así a veces parece imposible encontrar un hueco que os vaya bien a ti y a tu estudiante.
- Te da pereza aceptar más estudiantes porque eso significa más caos que gestionar, y bastante tienes ya con lo que tienes… Sientes que no llegas, que las semanas te pasan por encima.
- Copias y pegas texto de un lado para otro mientras piensas: «esto tendría que ser más sencillo».
- Dedicas los domingos por la tarde a «ponerte al día» con tu propia administración o, en su defecto, aprovechas para hacerlo si te cancelan alguna clase a última hora.
Si has asentido con la cabeza leyendo alguna de las situaciones anteriores, te entiendo. Todas son ejemplos reales de mi propia experiencia, y también todas son ejemplos de profes que han compartido su experiencia conmigo. Es la consecuencia de no tener una herramienta unificada que entienda (de verdad y desde dentro) cómo funciona tu operativa diaria.
Qué debería hacer por ti una buena herramienta de gestión
Eres profe de idiomas así que no necesitas una herramienta extremadamente compleja con miles de configuraciones posibles. Como (dicen que) dijo Da Vinci: «La simplicidad es la máxima sofisticación». Una buena app de gestión para profes de idiomas debería quitarte carga mental y ser extremadamente simple. Para ello, debería ofrecerte:
- Tu agenda inteligente y en un solo sitio. Que se sincronice con el calendario que ya usas para tu vida personal. Que te permita ver de un vistazo tu semana y reprogramar en un clic. Que no te obligue a copiar y pegar. Nada. Nunca.
- La información de tus estudiantes siempre dentro de su ficha. Un lugar donde cada estudiante tenga su ficha: su nivel, sus objetivos, lo que trabajasteis la última vez, sus preferencias... Tú pones tu pedagogía, tu método, tu magia. La herramienta se encarga de guardar la información en el sitio correcto por ti.
- Pagos siempre al día sin tener que perseguir a nadie. Que sepas en un segundo quién te ha pagado y quién no, y que los recordatorios se hagan solos. Cobrar puntual es básico, es lo que cualquier persona trabajadora debería esperar, sea por cuenta propia o ajena. Cobrar puntual no debería depender de una conversación incómoda en la que tengas que decir «oye… me debes dos clases del mes pasado».
- El seguimiento de tus estudiantes en un clic, semana a semana, sin tirar de memoria y sin pósits. Esto afecta directamente a la imagen que proyectas hacia tus estudiantes. El hecho de saber en todo momento por dónde vas y cuáles son los siguientes pasos hace que tus estudiantes noten que tienes un plan. Esa profesionalidad por tu parte genera seguridad y confianza por la suya. En pocas palabras: «estudiante feliz, profe feliz».
Si una herramienta de gestión para profes de idiomas cumple bien estas cuatro promesas, no necesitas nada más. Si una funcionalidad no te hace ahorrar tiempo, significa que te hace perder tiempo. Menos es más.
Cómo elegir una app que funcione para ti sin agobiarte
Cambiar de sistema da pereza, lo sé. Al ser humano le cuestan los cambios, aunque sean a mejor. No te compliques. En lugar de comparar funcionalidades infinitas o ver diez tutoriales de YouTube, hazte tres preguntas: ¿me quita mi mayor dolor de cabeza actual (los pagos, la agenda, el seguimiento…)? ¿La entiendo en cinco minutos o necesito un máster para usarla? ¿Puedo probarla antes de decidirme?
Esto quizá es un secreto a voces, pero una herramienta que necesita un tutorial de dos horas para empezar no te va a ahorrar tiempo. Si necesitas dedicar mucho tiempo a aprender a usarla, no es tu herramienta ideal, por mucho que parezca que puede llevarte a la Luna. Recuerda: no necesitas ir a la Luna. Necesitas tener a tus estudiantes y tus horarios introducidos y pensar «¡pero si ha sido un momento!».
En resumen
Excel no es tu enemigo. Te ha servido «para ir tirando» hasta ahora. Pero si has leído hasta aquí es muy probable que sea tu momento de decirle adiós. Esa paciencia infinita que tienes con tus estudiantes, esas ganas de que a ellos les vaya bien y tengan las cosas claras… aplícatelas también a ti. Tu tiempo y tu carga mental también son importantes. Tus estudiantes no brillarán tanto como tú deseas si llegas a las clases con cansancio acumulado. Empezar a liberar horas hoy te permitirá seguir dando clases con energía dentro de cinco años.
En SmartCookie nos hemos obsesionado con dos adjetivos: simple y útil. Tienes tu agenda, tus notas, tus estudiantes y tus pagos en un solo sitio: todo lo útil que necesitas y tan simple como puedas imaginar.
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Profe, la mala noticia es que el tiempo vuela. La buena noticia es que puedes aprender a pilotarlo. Si quieres simplificar la organización de tu calendario, de tus notas y del seguimiento de tus estudiantes, no necesitas hacer malabares con diez apps. SmartCookie se encarga de las tareas administrativas para que tú puedas dedicarte a tu pasión: enseñar.
