Lista de documentos legales para profes particulares
La mayoría de profes particulares en España necesitan cuatro documentos: acuerdo de clases, aviso de privacidad, consentimiento para extras opcionales y registro de datos. El resto depende de si das clase a menores, si te contratan online o si tienes web.
| Documento | Cuándo | Qué debe decir |
|---|---|---|
| Acuerdo de clases | Antes de la primera clase | Clases, precio, pago, cancelaciones y cómo puede terminar cada parte |
| Aviso de privacidad | Al recoger los datos del estudiante | Quién eres y cómo contactarte, para qué guardas los datos y con qué base legal, quién los recibe, cuánto tiempo los guardas, sus derechos y que puede reclamar ante la AEPD |
| Consentimiento para extras opcionales | Antes de grabar, fotografiar o citar a un estudiante | A qué da permiso exactamente, en una casilla aparte, y que puede retirarlo cuando quiera |
| Consentimiento de madre, padre o tutor (menores de 14) | Antes de cualquier uso de datos del menor basado en el consentimiento | Lo firma la madre, el padre o el tutor legal, no el menor |
| Consentimiento explícito para datos de salud | Antes de anotar un diagnóstico o una necesidad de salud | Qué vas a anotar y para qué; anota solo lo que necesitas para dar clase |
| Información de desistimiento (altas online o por teléfono) | Con el acuerdo | Que el estudiante tiene 14 días naturales para desistir y que, si pide empezar antes, paga las clases ya dadas |
| Registro de actividades de tratamiento | Guárdalo y actualízalo cuando algo cambie | Qué datos guardas, para qué, quién los recibe y durante cuánto tiempo |
| Contrato de encargado con tus herramientas | Al empezar a usar una herramienta que guarda datos de estudiantes | Un contrato con cada herramienta que guarda datos por ti: agenda, videollamadas, pagos, mensajería |
| Certificado de delitos sexuales | Antes de empezar a dar clase a menores | Certificado negativo del Registro Central de Delincuentes Sexuales |
| Aviso legal y cookies de tu web | Si tienes web | Tu nombre, dirección, email y NIF, y consentimiento antes de las cookies que no sean necesarias |
Esta tabla es información general, no asesoramiento legal. Si trabajas con un colegio o una academia, o guardas datos sensibles, consulta tu caso con un abogado o con tu gestor.
El acuerdo de clases (contrato de clases particulares)
Un contrato de clases particulares cabe en una página: clases, precio, pago, cancelaciones y cómo terminar. Envíalo antes de la primera clase y guarda el «de acuerdo» del estudiante.
No tienes que escribirlo desde cero: nuestra plantilla de acuerdo de clases ya incluye estas cláusulas y una tabla básica de protección de datos, y el generador de política de cancelación te prepara esa cláusula. Si el estudiante es menor de 18 años, dirige el acuerdo a su madre, padre o tutor legal.
Si un estudiante te contrata online o por teléfono, sin pasar por tu clase en persona, es un contrato a distancia: tiene 14 días naturales para desistir sin dar explicaciones (TRLGDCU, artículo 102), contados desde el día en que se cierra el acuerdo. Si te pide empezar las clases en esos días, paga la parte ya dada (artículo 108.4). Guarda esa petición por escrito.
RGPD para profes particulares: qué te aplica
El RGPD te aplica: el nombre, el contacto y las notas de clase de un estudiante son datos personales, y los guardas para dar clase. Te pide una base legal, información clara y un registro breve de lo que guardas.
Para la mayoría de los datos, tu base legal es el propio acuerdo de clases: el RGPD permite el tratamiento necesario para ejecutar un contrato en el que el estudiante es parte (artículo 6.1.b). Lo que vaya más allá, como grabaciones, fotos para redes o un testimonio, necesita consentimiento (artículo 6.1.a).
Ojo con la información de salud. Si una madre te cuenta un diagnóstico, es una categoría especial de datos que el RGPD prohíbe tratar en general (artículo 9), y una de las excepciones es el consentimiento explícito de la persona. Si no lo necesitas para dar clase, no lo anotes.
Las empresas de menos de 250 personas no tienen que llevar un registro de actividades de tratamiento, salvo cuando el tratamiento no es ocasional (RGPD, artículo 30.5). La lista de estudiantes a los que das clase cada semana no es ocasional, así que guarda un registro breve: qué datos, para qué, quién los recibe y durante cuánto tiempo.
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) tiene una herramienta gratuita, Facilita RGPD, para empresas y profesionales con tratamientos de poco riesgo. Genera las cláusulas informativas, las cláusulas para tus contratos de encargado y el registro de actividades. No sirve para tratamientos de alto riesgo, como los datos de salud, y la propia AEPD avisa de que tener los documentos no supone cumplir el RGPD de forma automática.
Tu agenda y tus herramientas de videollamada, pagos y mensajería guardan datos de estudiantes por ti, así que son encargadas del tratamiento, y el RGPD pide un contrato con cada una (artículo 28.3). Busca sus condiciones de tratamiento de datos (a menudo las llaman DPA) y guarda una copia.
Plantilla de aviso de privacidad para profes particulares
Entrega el aviso de privacidad al recoger los datos: en tu formulario de reservas, en tu primer email o con el acuerdo de clases. En España puedes dar una primera capa breve y enlazar la versión completa.
La ley española de protección de datos permite dar la información en dos capas (LOPDGDD, artículo 11): una básica con quién eres, para qué guardas los datos y cómo ejercer los derechos, más una forma sencilla de leer el resto. El RGPD enumera lo que debe incluir la versión completa (artículo 13).
Aviso breve para tu formulario de reservas
Protección de datos: [tu nombre] ([email]) usará tus datos para organizar y dar tus clases, cobrarlas y mantener el contacto contigo. Puedes acceder a tus datos, rectificarlos o suprimirlos, y ejercer tus demás derechos, escribiendo a [email]. Más información: [enlace a tu aviso de privacidad completo].
Aviso de privacidad completo
Aviso de privacidad Responsable de tus datos: [tu nombre], [NIF], [dirección], [email]. Para qué los uso: organizar y dar tus clases, reservas, pagos, facturas y mensajes sobre las clases. Base legal: nuestro acuerdo de clases. Para los extras opcionales (grabaciones, fotos, testimonios), tu consentimiento, que puedes retirar cuando quieras. Quién los recibe: las herramientas que uso para las clases ([agenda, videollamadas, pagos, mensajería]), como encargadas del tratamiento con contrato, y Hacienda cuando la ley lo exige. [Si alguna herramienta guarda datos fuera del Espacio Económico Europeo, di cuál y qué garantía usa.] Cuánto tiempo los guardo: mientras tengamos clases y, después, lo que exijan Hacienda (4 años) y las posibles reclamaciones (5 años). Tus derechos: puedes pedir acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad escribiendo a [email]. También puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en www.aepd.es. ¿Tienes que darme tus datos? Tu nombre y un contacto son necesarios para reservar y facturar las clases; sin ellos no puedo darte clase. No tomo decisiones automatizadas sobre ti.
¿Cuánto tiempo guardar los datos? La plantilla usa dos plazos españoles: Hacienda puede revisar tus impuestos durante cuatro años (Ley General Tributaria, artículo 66) y las acciones personales prescriben a los cinco (Código Civil, artículo 1964).
Consentimiento para menores de 14 años
Con menores de 14 años, el consentimiento para fotos, grabaciones o testimonios lo dan madre, padre o tutor legal. A partir de los 14, puede darlo el propio estudiante. Pide cada uso en una casilla aparte.
La ley española de protección de datos fija la edad en 14 años: por debajo, el tratamiento basado en el consentimiento solo es lícito con el de quien tenga la patria potestad o la tutela (LOPDGDD, artículo 7). Las clases en sí se basan en el acuerdo con la familia; este formulario cubre los extras.
Formulario de consentimiento para madre, padre o tutor
Consentimiento para [nombre del estudiante] Yo, [nombre de la madre, padre o tutor], como [madre / padre / tutor legal] de [nombre del estudiante], de [edad] años, doy mi consentimiento para lo siguiente. Marca solo lo que aceptes: [ ] Grabar las clases solo para que [nombre del estudiante] las repase. Las grabaciones se borran a los [30] días y no se comparten. [ ] Que [tu nombre] escriba directamente a [nombre del estudiante] sobre las clases por [WhatsApp / email]. [ ] Que [tu nombre] use fotos o vídeos de las clases en [web / redes sociales]. [ ] Que [tu nombre] cite el nombre de pila y las palabras de mi hijo o hija como testimonio. Puedo retirar cualquiera de estos permisos cuando quiera escribiendo a [email]. Retirarlos no afecta a las clases. Nombre y fecha: [nombre], [fecha]
Si das clase a peques o adolescentes de forma habitual, la ley pide a quien trabaja en contacto habitual con menores un certificado negativo del Registro Central de Delincuentes Sexuales (LOPIVI, artículo 57). Pídelo antes de tu primera clase con un menor y enséñaselo a las familias que te lo pidan.
Si tienes web
La web de tus clases debe decir quién eres: nombre, dirección, email y NIF. Y necesitas consentimiento antes de instalar cookies que no sean necesarias.
La ley de servicios de la sociedad de la información (LSSI) pide a quien ofrece servicios por internet que muestre su nombre, domicilio, email y NIF de forma permanente, fácil, directa y gratuita (artículo 10). Las cookies necesitan el consentimiento del visitante tras darle información clara y completa, salvo las técnicas necesarias para un servicio que ha pedido (artículo 22.2).
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