Todos los requisitos legales de una academia
Estos son los requisitos que cumple una academia de idiomas en España antes y después de abrir. Las filas que empiezan por «si» solo se aplican en ese caso. Comunidades y ayuntamientos añaden sus detalles, así que revisa los tuyos.
| Requisito | Quién lo pide | Coste o plazo | Norma |
|---|---|---|---|
| Alta en Hacienda (modelo 036) | Hacienda | Antes de la primera clase | Orden HAC/1526/2024 (el modelo 037 ya no existe) |
| Alta como autónomo | Seguridad Social | De 205,88 € a 607,35 € al mes en 2026 | LGSS, artículo 305 |
| Si abres una SL: escritura ante notario y Registro Mercantil | Notaría y Registro Mercantil | Aranceles tasados si la constituyes online por CIRCE | Ley de Sociedades de Capital; Ley 18/2022 |
| Declaración responsable o licencia de apertura | Ayuntamiento | La tasa de tu ayuntamiento | Ley 12/2012 (locales de hasta 750 m²) |
| Tablón con cursos, precios y «sin titulación oficial» | Consumo de tu comunidad | Tu tiempo | Normas de tu comunidad (por ejemplo, Madrid) |
| Hojas de reclamaciones a disposición | Consumo de tu comunidad | Según tu comunidad | Normas de tu comunidad |
| Contrato por escrito con cada estudiante | Consumo de tu comunidad | Tu tiempo | Normas de tu comunidad (por ejemplo, Madrid) |
| Desistimiento de 14 días en matrículas online o por teléfono | Ley de consumo | Devolver el dinero si desiste | TRLGDCU, artículos 102 a 108 |
| Información de privacidad en la matrícula | AEPD (Agencia de Protección de Datos) | Tu tiempo | RGPD, artículo 13 |
| Consentimiento de madre, padre o tutor para menores de 14 | AEPD (Agencia de Protección de Datos) | Tu tiempo | LOPDGDD, artículo 7 |
| Certificado de delitos sexuales para quien dé clase a menores | Ministerio de Justicia | Minutos online con certificado digital | LOPIVI, artículo 57 |
| Si contratas: contratos según el convenio | Inspección de Trabajo | Tablas salariales del convenio | X Convenio de enseñanza y formación no reglada |
| Exención de IVA solo como entidad privada autorizada | Hacienda | Según tu caso | Ley del IVA, artículo 20.Uno.9º |
| Programa de facturación que cumpla Verifactu | Hacienda | Antes del 1 de enero de 2027 (SL) o del 1 de julio de 2027 (autónomo) | Real Decreto-ley 15/2025 |
Para saber en qué orden hacer cada cosa, sigue nuestra guía para montar una academia de idiomas; para saber cuánto cuesta cada partida, mira nuestra guía de cuánto cuesta montar una academia.
Normas de consumo: contrato, precios y desistimiento
Tus estudiantes son consumidores. Dales el precio y las condiciones por escrito antes de que paguen, firma un contrato con cada uno y recuerda que las matrículas online llevan 14 días para desistir.
Las normas de la Comunidad de Madrid para academias son un buen modelo de lo que hay que poner por escrito: el curso, el horario, el precio total y la forma de pago, en el tablón y en un contrato firmado con cada estudiante. Añade cómo se da de baja un estudiante y qué pasa con las clases pagadas que no ha usado.
Cuando un estudiante se matricula online o por teléfono sin pasar por la academia, es un contrato a distancia: puede desistir en 14 días naturales sin dar explicaciones (TRLGDCU, artículos 102 y 104). Si te pidió expresamente empezar las clases en esos días y luego desiste, paga la parte ya dada (artículo 108.4).
Cada comunidad fija sus normas sobre hojas de reclamaciones y carteles: Andalucía, por ejemplo, tiene su propio decreto para centros de enseñanzas no oficiales. Pregunta en la oficina de consumo de tu comunidad antes de abrir.
Datos de estudiantes y menores
Explica a cada estudiante quién eres y qué haces con sus datos al matricularse, y pide el consentimiento de madre, padre o tutor para los menores de 14 años.
El RGPD (artículo 13) dice que, cuando recoges datos de alguien, tienes que decirle en ese momento quién eres y cómo contactarte, para qué quieres los datos y con qué base legal, entre otros puntos. Un aviso de privacidad breve en la hoja de matrícula lo cubre.
Por debajo de los 14 años, el consentimiento lo dan madre, padre o tutor (LOPDGDD, artículo 7). Eso incluye las fotos o vídeos de estudiantes para tus redes sociales: pídelo en una casilla aparte de la hoja de matrícula.
La ley de protección de datos enumera quién debe nombrar un delegado de protección de datos (LOPDGDD, artículo 34) y, en educación, cita los centros que imparten las enseñanzas oficiales del sistema educativo y las universidades. Una academia de cursos no oficiales no está en esa lista.
Nuestra guía de contrato y RGPD para profes particulares tiene un aviso de privacidad y un consentimiento para menores que puedes adaptar.
Si contratas profes
Los profes que contrates por cuenta ajena están cubiertos por el convenio estatal de enseñanza no reglada, que fija sus tablas salariales. Quien dé clase a menores necesita, además, el certificado de delitos sexuales.
El X Convenio colectivo de enseñanza y formación no reglada se aplica en toda España a las empresas privadas que imparten cursos no oficiales, y está vigente hasta el 31 de diciembre de 2027. Lee sus tablas salariales antes de cerrar tu presupuesto.
La ley de protección de la infancia (LOPIVI, artículo 57) pide la certificación negativa a cualquiera cuyo trabajo implique contacto habitual con menores, así que pídesela a cada profe nuevo antes de su primera clase con peques.
¿Contrato laboral, profe autónomo o colaborador? Nuestra guía para contratar a tu primer profe compara las opciones.
IAE, IVA y Verifactu
Con el alta llegan tres preguntas fiscales: qué epígrafe del IAE eliges, si tus clases están exentas de IVA y cuándo tu programa de facturación tiene que cumplir Verifactu.
Nuestra guía del IAE para profes explica los epígrafes, y nuestra guía sobre el IVA de las clases de idiomas cuenta cuándo está exenta una academia (el artículo 20.Uno.9º de la ley del IVA pide una «entidad privada autorizada»). Tu programa de facturación tiene que cumplir Verifactu antes del 1 de enero de 2027 si eres sociedad y antes del 1 de julio de 2027 si eres autónomo: nuestra guía de Verifactu explica qué cambia.
Los datos de cada estudiante, en un solo sitio
Con SmartCookie Teams, cada profe tiene su agenda y sus estudiantes, y tú ves la asistencia y los cobros de toda la academia en un solo sitio.