Cómo montar una academia de idiomas en España, paso a paso

Abrir una academia de idiomas en 8 pasos

Ve en este orden: decide qué vas a enseñar, elige la forma jurídica, date de alta, resuelve el local y después seguro, papeles de consumo, normas de menores y presupuesto. Los apartados de abajo entran en detalle.

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   Decide a quién vas a enseñar

   Adultos, peques, preparación de exámenes o empresas; en aula, online o las dos cosas. Esa decisión marca el local, el horario y si se aplican las normas de menores.

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   Elige entre autónomo o SL

   Ser autónomo es más rápido y barato para empezar; una SL separa tu patrimonio del de la academia. Más abajo tienes una tabla con las diferencias.

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   Date de alta en Hacienda y en la Seguridad Social

   Presenta el alta censal en Hacienda (ahí eliges tu epígrafe del IAE) y date de alta en la Seguridad Social antes de la primera clase cobrada. Una gestoría puede hacer las dos cosas por ti.

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   Resuelve el local con el ayuntamiento

   Comprueba primero que el local admite el uso de academia y después presenta la declaración responsable (o pide licencia si tus obras la necesitan).

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   Contrata un seguro de responsabilidad civil

   Pide cobertura para el local, para tus profes y, si das clase a peques, también para ellos. Tenlo antes de que entre el primer estudiante.

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   Prepara los papeles de consumo

   Hojas de reclamaciones, un tablón con precios y horarios, un contrato por escrito con cada estudiante y el aviso de «enseñanza no oficial» en tu publicidad.

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   Revisa las normas de menores

   Certificado negativo de delitos sexuales para quien dé clase a peques y consentimiento de madre, padre o tutor para los datos de menores de 14 años.

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   Haz números

   Alquiler, obras, mobiliario, seguro, software y publicidad, antes de firmar el contrato del local.

Antes de firmar nada, calcula tu presupuesto para montar la academia y repasa todos los requisitos legales de una academia de idiomas.

¿Necesitas autorización de Educación?

No. Las academias cuyos cursos no conducen a un título oficial se rigen por el derecho común, no por la normativa educativa, así que Educación no las autoriza. Otras normas sí se aplican.

La ley de educación (LODE, artículo 24.1) dice que los centros privados cuyos cursos no conducen a un título con validez académica quedan sometidos a las normas de derecho común. Por ejemplo, el Departamento de Educación del Gobierno Vasco responde «no» a la pregunta de si hay que pedirle autorización para abrir una academia.

Lo que sí necesitas es dejarlo claro. En Madrid, tu publicidad y tu tablón de anuncios deben decir que tus cursos no conducen a un título con valor oficial, y Andalucía pide un aviso parecido en cada anuncio. La misma ley te prohíbe usar los nombres reservados a los centros oficiales.

¿Autónomo o SL para una academia de idiomas?

Empieza como autónomo si abres por tu cuenta y quieres probar la idea. Elige una SL si tienes socios, asumes riesgos grandes como un alquiler largo o quieres separar tu patrimonio de las deudas de la academia.

Qué forma paga menos impuestos depende de tu beneficio. Pide a tu gestoría que haga los números de las dos con tus cifras antes de decidir.

Al darte de alta eliges un epígrafe del IAE. La lista de actividades de la ley de liberalización incluye el epígrafe 933.9, «otras actividades de enseñanza, tales como idiomas», y nuestra guía del IAE para profes explica cuándo encaja otro. El IVA es otra cuestión: las clases de una academia solo están exentas por el artículo 20.Uno.9º si cuenta como «entidad privada autorizada», así que lee nuestra guía del IVA en las clases de idiomas antes de emitir la primera factura.

¿Licencia de apertura o declaración responsable?

En locales de hasta 750 m², el ayuntamiento no puede pedirte una licencia previa para abrir una academia de idiomas. Presentas una declaración responsable en la que dices que cumples la normativa, en vez de esperar a una licencia.

La ley de liberalización del comercio (Ley 12/2012) se aplica a las actividades de su anexo en locales de hasta 750 m², y el anexo incluye el epígrafe 933.9, «otras actividades de enseñanza, tales como idiomas». Para ellas, la licencia previa se sustituye por una declaración responsable o una comunicación previa.

Dos avisos. Las obras que necesitan proyecto siguen necesitando licencia, y el local tiene que admitir ese uso según el planeamiento de tu municipio. Pregunta en urbanismo de tu ayuntamiento (o a un técnico) antes de firmar el alquiler, no después.

Hojas de reclamaciones, tablón y contratos

Tus estudiantes son consumidores, así que las normas de consumo se aplican desde el primer día: hojas de reclamaciones, precios claros, contrato por escrito y factura por cada pago. Cada comunidad fija los detalles.

Las normas de la Comunidad de Madrid para academias sirven de ejemplo: un tablón de anuncios en la zona de más paso con los cursos, el horario, el precio total y la forma de pago; un aviso de que hay hojas de reclamaciones a disposición de quien las pida; un contrato de enseñanza firmado con cada estudiante; una factura por cada pago y un certificado de asistencia si te lo piden.

Consulta la oficina de consumo de tu comunidad: Andalucía, por ejemplo, tiene su propio decreto para centros de enseñanzas no oficiales.

Añade un seguro de responsabilidad civil antes de la primera clase. Dile a la aseguradora si das clase a peques y cuántos profes trabajan contigo, para que la cobertura encaje con lo que haces.

Clases a menores: datos y certificados

Si vienen peques a tu academia, hay dos normas clave: quien les da clase necesita el certificado negativo de delitos sexuales, y para tratar los datos de menores de 14 años necesitas el consentimiento de madre, padre o tutor.

La ley de protección de la infancia (LOPIVI, artículo 57) exige, para cualquier profesión o actividad con contacto habitual con menores, retribuida o no, no tener condenas firmes por delitos sexuales, y acreditarlo con una certificación negativa del Registro Central de Delincuentes Sexuales. Eso te incluye a ti y a cada profe que se sume.

Según la ley de protección de datos (LOPDGDD, artículo 7), un menor solo puede consentir por sí mismo el uso de sus datos a partir de los 14 años. Por debajo de esa edad, pide el consentimiento por escrito a madre, padre o tutor al hacer la matrícula. Nuestra guía de requisitos legales recoge los documentos.

¿Franquicia o comprar una academia que ya funciona?

Una franquicia te da marca y método a cambio de cuotas; comprar una academia te da estudiantes desde el primer día. Las dos opciones cuestan más que empezar de cero y las dos piden leer el contrato con calma.

La ley (Ley 7/1996, artículo 62) obliga a la franquiciadora a darte por escrito información sobre la empresa, el negocio y la red al menos 20 días antes de que firmes o pagues nada. Aprovecha esos días para llamar a dos o tres franquiciados y preguntarles cuánto ganan de verdad.

Si compras una academia, revisa el contrato del local (¿se puede traspasar?), los contratos con estudiantes y los cursos ya pagados que tendrás que respetar, los contratos de los profes y cualquier deuda. Pide las matrículas de los dos últimos años, no solo las de este trimestre.

En locales de hasta 750 m², el cambio de titular no necesita licencia nueva: basta una comunicación previa al ayuntamiento (Ley 12/2012, artículo 3.2).

Organiza la academia desde el primer estudiante

Decide cómo vas a llevar horarios, asistencia y cobros antes de la primera matrícula, no después del primer mes de caos. Una hoja de cálculo compartida aguanta un tiempo; un programa ayuda cuando ya tienes varios profes y grupos.

Hemos comparado las opciones, con precios y puntos débiles, en nuestra guía de software para academias de idiomas. SmartCookie Teams (es nuestro producto) reúne los horarios, los estudiantes y los cobros de cada profe en un solo sitio, por 19 € al mes por profe los 3 primeros, sin IVA. No emite facturas Verifactu ni gestiona domiciliaciones SEPA.