5 formas de cobrar, comparadas
No tienes que quedarte con un solo modelo: matrícula más cuota mensual cubre el curso, y los intensivos y el verano se venden aparte. La tabla te dice cuándo encaja cada uno.
Aquí no hay precios de mercado: cambian demasiado según la ciudad y el idioma. Cada fila explica cómo funciona el modelo y cómo afecta al dinero que entra cada mes.
| Modelo | Cómo funciona | Pros | Contras |
|---|---|---|---|
| Matrícula (pago único) | Un pago al apuntarse, además del curso | Cubre la prueba de nivel, el material y la gestión; pide compromiso | Puede echar para atrás: quítala en campañas o en la rematrícula |
| Cuota mensual | El mismo importe cada mes del curso | Fácil de pagar y de prever; ingresos estables | Se pueden ir cualquier mes; más cobros que perseguir |
| Cuota trimestral | Un pago cada tres meses o por trimestre | Menos cobros, más compromiso, el dinero entra antes | Más importe de golpe; las devoluciones son más difíciles de calcular |
| Curso intensivo | Un curso cerrado con horas y fechas fijas, pagado por adelantado | Precio y objetivo claros (un examen, un viaje); llena huecos del horario | Necesita suficientes inscripciones antes de una fecha para salir |
| Curso de verano | Un curso o campamento en junio, julio o agosto, por semana o por curso | Ingresos cuando se para el curso; trae estudiantes nuevos | Poco tiempo para venderlo; profes y aulas que organizar |
Empieza por lo que te cuesta un grupo
Tu cuota mínima es lo que te cuesta un grupo al mes dividido entre sus estudiantes. Suma tu margen y después compárate con las academias de tu zona.
Suma lo que te cuesta un grupo al mes: lo que pagas al profe por esas horas más una parte justa del alquiler, los suministros, el software y el material. Divídelo entre los estudiantes del grupo y añade tu margen.
Un ejemplo con números redondos, no precios de mercado: si un grupo te cuesta 400 € al mes y tiene 8 estudiantes, cada uno tiene que pagar al menos 50 € al mes antes de tu margen.
Dale la vuelta para saber cuándo puede salir un grupo: divide el coste mensual del grupo entre tu cuota y redondea hacia arriba. Con 400 € al mes y una cuota de 60 €, necesitas 7 estudiantes.
Para ver el primer año entero, mira nuestra guía de cuánto cuesta montar una academia de idiomas.
La matrícula: qué cubre y cuándo quitarla
La matrícula paga lo que te cuesta una sola vez cada estudiante nuevo: la prueba de nivel, el material y la gestión del alta. Di qué cubre, para que no parezca un extra.
Aprovecha el día de la matrícula para hacer una prueba de nivel, así cada estudiante empieza en el grupo adecuado.
Puedes quitar o rebajar la matrícula a quien renueva antes de una fecha, a los hermanos o durante una campaña: le das a la gente un motivo para apuntarse ya.
¿Por meses, por trimestres o el curso entero?
La cuota mensual es la más cómoda para las familias; la trimestral trae más compromiso y menos cobros. Elijas lo que elijas, explica cómo funcionan las vacaciones y las faltas antes de cobrar.
Decide si la cuota es igual todos los meses o depende de las clases de ese mes. Una cuota fija (el precio del curso repartido en meses iguales) es más fácil de pagar; cobrar por clases hace que cambie con Navidad y Semana Santa. Pon en el contrato cuál usas.
Descuentos que puedes valorar: pagar el trimestre o el curso por adelantado, hermanos y un segundo curso. Que sean pocos y estén por escrito, para que todas las familias tengan las mismas condiciones.
Explica qué pasa cuando un estudiante falta: si puede recuperar la clase en otro grupo y cuándo. Si vendes bonos de clases, lo tienes en nuestra guía de bonos de clases.
Intensivos y cursos de verano
Pon precio a los intensivos y cursos de verano como cursos aparte, pagados por adelantado y con un mínimo de estudiantes para salir. No deberían mover tus cuotas del curso.
Ponles precio por semana o por curso y fija una fecha límite de inscripción. Tus estudiantes pueden tener descuento o no pagar matrícula: los premias y llenas las primeras plazas. Planificamos la temporada mes a mes en nuestra guía de cursos de verano.
Déjalo por escrito: contrato, justificantes e IVA
Consumo aconseja comprobar que el contrato de una academia muestra todos los precios, matrícula e impuestos incluidos, y los pagos mensuales. Escribe así el tuyo y da un justificante de cada pago.
Consumo Responde, el servicio de consumo de la Junta de Andalucía, recomienda revisar con detenimiento el contrato antes de firmarlo: debe reflejar de forma clara todos los precios, matrícula e impuestos incluidos, detallar los pagos mensuales y la financiación, y conviene pedir justificante de cada pago.
Escribe también qué pasa cuando alguien se da de baja a mitad de curso: con cuánto preaviso, si se devuelve la matrícula y cómo se cobra el último mes. Unas normas claras ahora te ahorran discusiones en marzo.
Sobre el IVA: la exención para academias (artículo 20.Uno.9º de la Ley del IVA) cubre la enseñanza de idiomas que imparten entidades públicas o entidades privadas autorizadas. Revisa tu caso en nuestra guía del IVA en las clases de idiomas.
¿Precios listos? Cóbralos en un solo sitio
Con SmartCookie Teams, los cobros con tarjeta o Bizum, los bonos y los pagos pendientes están junto a tus cursos y tu horario. Pruébalo 14 días, sin tarjeta.